Dynamics 365 för kommuner – fördjupning e-tjänster

Det blir lätt abstrakt när man pratar affärsnytta med olika system, och detsamma gäller Dynamics 365. Därför tänker jag att det är lämpligt att beskriva mer konkret hur en av många lösningar kan se ut i Dynamics 365 – och då i tre av de tjänster man kan köpa separat eller tillsammans i Dynamics 365 från Microsoft, i molnet.

 

De tre delarna är ärendehantering (Customer Service/Case Management), fältservice (Field Service) och Operations (ekonomisystem, lagerhantering m m). Operations har ingen bra översättning – affärssystem, verksamhetssystem och ekonomisystem ligger närmast men täcker inte in allt som ingår (och jag skriver här om Enterpriseversionen med AX i botten för 250-300+ användare).

Inhämtning av data

e-tj

Bilden föreställer en av många kommuners e-tjänstportal. När man klickar på en bild så kommer man till ett antal tjänster där man loggar in via Bank-Id, AD eller någon annan id-tjänst, och sedan når tjänsterna. Det är allt från bygglovsansökningar till dagis-. och skolansökan, inspektioner, tillståndsgivning och felanmälan och mycket annat. Tjänsterna kan variera från kommun till kommun, eller från myndighet till myndighet, eller mellan företag. Vissa kommuner kan ha blanketter för renskötsel, andra för lantbruk och storstäders lokala enheter kan ha andra processer och lagar de hanterar.

Det som gör Dynamics 365 mycket lämpat för e-tjänster är att man kan bygga en portal per process med relevanta dokument, länkar till lagstiftning och regelverk och/eller formulär för att registrera uppgifter i e-tjänsten som sedan går via web-services (som är en teknisk historia som systemutvecklare använder för att integrerar t ex web och andra system) till Dynamics 365’s ärendehantering.

 

Det data som kommer in kan komma via webportal, en mobilapp på Android, en mobilapp på iPhone, en sensor som mäter eller registrerar något eller via kommunens/myndighetens/företagets tjänstemän eller andra anställda (t ex en lärare som registrerar att en elev varit frånvarande mer än en vecka utan att ha anmält detta innan). En sensor kan t ex vara en termometer i en skolas källare som automatiskt skickar data till Dynamics 365 om temperaturen är under 5 grader Ceslius (risk för frysskador på rör) eller över 50 grader celsius (vilket kan tyda på brand).screenshot_20161225-090723

Det som registreras landar via web services i sin process i Dynamics 365’s ärendehantering, eller i vissa fall i andra processer. Om det t ex är e-tjänsten ‘Felanmälan trafikförvaltning’ så landar anmälan i trafikförvaltningens vy över anmälda fel. Där verifieras den och ingår sedan i en process som hittar t ex en glödlampa på lagret som passar den felanmälda trafikbelysningen, beställs med bud till fåltservice som får ett ärende i sin vy över fältservicejobb, resurssätts och planeras i lämplig personals kalender och jobbkö  och sedan avslutas processen med beställning av ny lampa till lager, internfakturering, dokumentation av åtgärd med mobilfoto och avrapportering till ansvarig chef som avslutar ärendet varpå ekonomisystemet uppdateras och statistiken likaså.

 

Processerna är de gröna pilarna i Dynamics 365 formulär för, i detta fall ärenden. Processerna kräver ingen programmering – de läggs upp av någon med behöriget och kompetens på processer – till exempel en konsult eller en intern processansvarig. När man har den kompetensen tillgänglig så är det lätt att anpassa och lägga till och dra ifrån steg i processerna och göra dem tydliga och exakta för att få till en så långtgående automatiering som möjligt. Detsamma gäller anpassning av formulär – ingen programmering – men det krävs kunskap att lägga till och dra ifrån kolumner eller bygga nya formulär. I övfrigt ligger allt annat klart i plattformen – behörigheter, inloggning, säkerhet och i stort sett hela infrastrukturen och integrationen mot Office365’s alla funktioner.

arende

 

Dessutom fungerar ett stort antal rapporter och BI ou-of-the-box. Alla aktörer kan få anpassade vyer som visar bara den information de behöver.falt1

 

falt2

 

Det här innebär att man kan konsolidera all, eller delar av, sin ärendehantering och sina e-tjänster på en riktig och enhetlig plattform som tillhandahåller funtionalitet för mobila lösningar för personal, kunder och allmänhet, med riktiga och verifierbara processer som ser till att rutiner och lagstiftning följs samtidigt som de anställda har en gemensam plattform för alla steg i processerna – inklusive back-office med ekonomifunktioner och verksamhetsfunktioner. Och Business Intelligence out-of-the-box. Det här borde vara en självklarhet på alla kommuner och andra myndigheter, men jag har en känsla av att många, eller de flesta, har en bit kvar tills de har kommit så långt. Det ligger många pdf-formulär ute på e-tjänstportalerna, och det betyder rimligen att det görs mycket registering och annan hantering manuellt, och det är riktigt dyrt, för skattebetalarna. Läge att automatisera.

 

Mer om citizens services: https://appsource.microsoft.com/en-us/product/azure/avepoint.7738ac97-fd40-4ed3-aaab-327c3e0fe0b3

 

Mer om sensorer: http://www.smartsantander.eu/index.php/testbeds/item/132-santander-summary

Azure IoT: https://www.microsoft.com/en-us/cloud-platform/internet-of-things-azure-iot-suite

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s