Change management tools for Office 365

Office 365

Windows 10




Dynamics 365, LinkedIn and Sales Navigator

My take on LinkedIn integration with Dynamics 365: I have written a number of articles over the years about recruitment. I also have worked a little bit with Autonomy – before HP acquired the company. Autonomy excels in searching huge datasets with algorithms and then serve you with the right data and conclusions. Back then I envisioned that platforms like Autonomy, or Google, or Bing, could be used to automate recruitment totally, making recruiters a thing of the past.

The news that Microsoft has integrated LinkedIn, SalesNavigator and Dynamics is a step in that direction. Add the LinkedIn feature that shows a candidate or employer how good their CV is compared to the other candidates and think Machine Learning, AI and you end up with a solution that basically could – on an ongoing permanent basis – analyze ‘all’ CV’s  – in Azure with full scalability – on the market or in LinkedIn and auto-match them to companies in a pro-active way and queue them up for consideration for companies that need to grow their staff continuously. If you have the Premium version of LinkedIn you’ll be able to see the matching at work right now by going to the job section.

For Dynamics 365, LinkedIn and SalesNavigator this is excellent news and the start of a new journey that will be very interesting to follow.

New Microsoft tools integrate LinkedIn data directly into Dynamics 365

LinkedIn job matching (Swedish)



Dynamics 365 as an enabler for consolidation into the cloud

ERP systems have a lot of interconnected moving parts that are dependent on each other, and hence the ERP implementations are in most cases done with all the plans and efforts required to get all processes in place.

CRM systems are different. It’s possible to cherry-pick parts and get going fast without really caring about the more delicate bits, pieces and processes that should be in place. If you have your leads, customers and opportunities in place, it works.

If you plan to go Dynamics 365 and choose to not build from small pilots and piece by piece, consider creating a roadmap where you start by going module by module, as in consolidation on Marketing, Sales, Customer Service/Case Management, Field Services, Project Service Automation, Operations and Insights.

So, the first step would be to have a look on Adobe Marketing Cloud that will be part of the Dynamics 365 during 2017, when Adobe have made their integrations and tweaked their solutions to fit into Dynamics 365. It’s not a solution that comes as brand new – you find it here, (change region at the bottom left on that page if you want your local language. Bring it to your management and users), no matter if you run a public och commercial business, and map the needs of your organisation to what Adobe delivers in the cloud. The potential for consolidation, and hence bring down the TCO for this area is huge in both public sector and commercial sector because the budgets for information and marketing are significant.



Next step is to go for the Customer Service, Case Management module and processes related to those – e-services is a big thing in Sweden, and Dynamics 365 is a very relevant back-end for e-services-based processes. Other processes could be simplified ITIL-processes like incident management. Or new employee onboarding processes with all the forms and data that goes back and forth when new employees arrive.  Customer Service is the big opportunity though because most organisations have both internal helpdesks or support and customer facing ditto. Case Management, ‘Ärendehantering’ in Swedish are also an area where you will find old and fragmented solution to consolidate to the cloud. Self-service portals is another part of this solution that may render big wins in efficiency, lower TCO and added value to users, customers and citizens. I did write this mainly as a public sector thing, but this could also be products or services sold to someone and the case is a business deal. As in traditional CRM.

Whatever cases or deals are generated in the previous step are candidates for Field Services. If cases trigger any kind of action that involves resources to go to a place and fix or maintain something, deliver a product and service, help someone och doing an emergency action for something, then the Field Services module is where that should be done – because of the integration with the previous steps and the following steps. The visibility between the vertical functions and roles opens up for delivering solutions in a much more efficient way where everyone has a 360-degree view of all steps involved in a process. Consolidating this part to the cloud will build upon the previous steps and the next steps, so checking this with everyone delivering something in the field will give you the opp to give them new efficient tools for doing that, with full obile access to all data in the field thru the cloud.

If the products or services are large scale and require a fair amount of resources, planning and actions, then the Project Automation Services are the go-to module. Consolidate all project tools into the PSA will put this into the context of the previous steps and the next steps.

The next step, that could be the first or in any order, is Operations – the full ERP with all the bits and pieces that come with that. Here you have the financials, invoicing, bookkeeping, logistics, warehouse, manufacturing and so forth. You will almost always replace another older ERP or go for the could because you want to consolidate to the cloud, and to the other parts described previously. The barriers are gone between the modules in the CRM and the ERP, and you can now integrate everything with anything else.

And the last step is Insights, Business Intelligence and all the perks around Dynamics 365. Including IoT, Machine Learning, integration with Office365 and anything else Microsoft and most other systems on the market thru the Web API’s.

Altogether this is a sea of features, functions, systems and processes that can be bundled into one cloud solution that takes away the pain of buying, installing and maintaining hardware and give your users one unified solution that they can onboard easily and access with any device 24/7/365. With a 360 view.



Doing the ROI, TCO and other calculations with your CFO is the key driver. And a roadmap that plans for a cloud vision 3-5 years ahead will help you to head in the right direction and stay in the right track.









Dynamics 365 för kommuner – fördjupning e-tjänster

Det blir lätt abstrakt när man pratar affärsnytta med olika system, och detsamma gäller Dynamics 365. Därför tänker jag att det är lämpligt att beskriva mer konkret hur en av många lösningar kan se ut i Dynamics 365 – och då i tre av de tjänster man kan köpa separat eller tillsammans i Dynamics 365 från Microsoft, i molnet.


De tre delarna är ärendehantering (Customer Service/Case Management), fältservice (Field Service) och Operations (ekonomisystem, lagerhantering m m). Operations har ingen bra översättning – affärssystem, verksamhetssystem och ekonomisystem ligger närmast men täcker inte in allt som ingår (och jag skriver här om Enterpriseversionen med AX i botten för 250-300+ användare).

Inhämtning av data


Bilden föreställer en av många kommuners e-tjänstportal. När man klickar på en bild så kommer man till ett antal tjänster där man loggar in via Bank-Id, AD eller någon annan id-tjänst, och sedan når tjänsterna. Det är allt från bygglovsansökningar till dagis-. och skolansökan, inspektioner, tillståndsgivning och felanmälan och mycket annat. Tjänsterna kan variera från kommun till kommun, eller från myndighet till myndighet, eller mellan företag. Vissa kommuner kan ha blanketter för renskötsel, andra för lantbruk och storstäders lokala enheter kan ha andra processer och lagar de hanterar.

Det som gör Dynamics 365 mycket lämpat för e-tjänster är att man kan bygga en portal per process med relevanta dokument, länkar till lagstiftning och regelverk och/eller formulär för att registrera uppgifter i e-tjänsten som sedan går via web-services (som är en teknisk historia som systemutvecklare använder för att integrerar t ex web och andra system) till Dynamics 365’s ärendehantering.


Det data som kommer in kan komma via webportal, en mobilapp på Android, en mobilapp på iPhone, en sensor som mäter eller registrerar något eller via kommunens/myndighetens/företagets tjänstemän eller andra anställda (t ex en lärare som registrerar att en elev varit frånvarande mer än en vecka utan att ha anmält detta innan). En sensor kan t ex vara en termometer i en skolas källare som automatiskt skickar data till Dynamics 365 om temperaturen är under 5 grader Ceslius (risk för frysskador på rör) eller över 50 grader celsius (vilket kan tyda på brand).screenshot_20161225-090723

Det som registreras landar via web services i sin process i Dynamics 365’s ärendehantering, eller i vissa fall i andra processer. Om det t ex är e-tjänsten ‘Felanmälan trafikförvaltning’ så landar anmälan i trafikförvaltningens vy över anmälda fel. Där verifieras den och ingår sedan i en process som hittar t ex en glödlampa på lagret som passar den felanmälda trafikbelysningen, beställs med bud till fåltservice som får ett ärende i sin vy över fältservicejobb, resurssätts och planeras i lämplig personals kalender och jobbkö  och sedan avslutas processen med beställning av ny lampa till lager, internfakturering, dokumentation av åtgärd med mobilfoto och avrapportering till ansvarig chef som avslutar ärendet varpå ekonomisystemet uppdateras och statistiken likaså.


Processerna är de gröna pilarna i Dynamics 365 formulär för, i detta fall ärenden. Processerna kräver ingen programmering – de läggs upp av någon med behöriget och kompetens på processer – till exempel en konsult eller en intern processansvarig. När man har den kompetensen tillgänglig så är det lätt att anpassa och lägga till och dra ifrån steg i processerna och göra dem tydliga och exakta för att få till en så långtgående automatiering som möjligt. Detsamma gäller anpassning av formulär – ingen programmering – men det krävs kunskap att lägga till och dra ifrån kolumner eller bygga nya formulär. I övfrigt ligger allt annat klart i plattformen – behörigheter, inloggning, säkerhet och i stort sett hela infrastrukturen och integrationen mot Office365’s alla funktioner.



Dessutom fungerar ett stort antal rapporter och BI ou-of-the-box. Alla aktörer kan få anpassade vyer som visar bara den information de behöver.falt1




Det här innebär att man kan konsolidera all, eller delar av, sin ärendehantering och sina e-tjänster på en riktig och enhetlig plattform som tillhandahåller funtionalitet för mobila lösningar för personal, kunder och allmänhet, med riktiga och verifierbara processer som ser till att rutiner och lagstiftning följs samtidigt som de anställda har en gemensam plattform för alla steg i processerna – inklusive back-office med ekonomifunktioner och verksamhetsfunktioner. Och Business Intelligence out-of-the-box. Det här borde vara en självklarhet på alla kommuner och andra myndigheter, men jag har en känsla av att många, eller de flesta, har en bit kvar tills de har kommit så långt. Det ligger många pdf-formulär ute på e-tjänstportalerna, och det betyder rimligen att det görs mycket registering och annan hantering manuellt, och det är riktigt dyrt, för skattebetalarna. Läge att automatisera.


Mer om citizens services:


Mer om sensorer:

Azure IoT:


Dynamics 365 för kommuner

CRM för kommuner kan kännas långsökt eftersom de flesta associerar CRM med säljstöd – och kommuner har ju inte några säljare anställda, såvitt jag vet i alla fall.

Men – Dynamics 365 är mer än sälj, och kom ihåg att man kan köpa och provisionera bara de appar man behöver, och det för bara några kronor per anställd och app. När jag säger ‘appar’ så syftar jag på modulerna eller applikationerna i Dynamics 365, och inte på mobilappar.

Dynamics 365 släpptes i november 2016, men det finns redan pågående projekt hos kommuner i Sverige som kan stå som förebild för andra kommuner.



Dynamics 365 har stöd för ärendehantering, eller Case Management som det heter på engelska. Passar alla situationer där någon ringer, mailar eller på något annat sätt begär hjälp, support, anmäler eller begär något från kommunen. Det finns stöd för alla kanaler, självbetjäning, kunskapsdatabas och egen intelligens för att t ex göra prediktiva analyser. Stödet i Flow och PowerApps gör det möjligt att enkelt bygga processtöd och ge tillgång till funktionalitet på mobiler. Perfekt om man till exempel vill bygga en app för felanmälan som automatiskt genererar ett ärende hos relevant aktör i kommunen – till exempel parkförvaltningen för en trasig parkbänk, eller trafikförvaltningens underleverantör om trasiga gatlyktor. Fältserviceappen i D365 stöder sedan den processen. Här finns det potential för installation av sensorer som felanmäler felaktigheter automatiskt via Azure och Dynamics 365 i framtiden. rexa4y


De flesta kommunerna i Sverige har kommit en bit med e-tjänster, men det finns mycket kvar att göra – alla de pdf-dokument som finns borde utvecklas mot formulärhantering som integreras mot relevanta system. Det finns också en stor potential i Dynamics 365 att definiera processer och integrera mot olika aktörer i processer. Återigen öppnar Flow och AppSource stora möjligheter att göra det arbetet enklare. Och inte minst kan man anpassa Dynamics 365 i sig självt och bygga processer som täcker hela processer som även innefattar ekonomisystemdelen och  till exempel fakturering.


Om kommunen redan har Office 365 tillgängligt för både politiker och tjänstemän så är Dynamics 365 perfekt för att skapa en platttform för hantering av processer och dokumenthantering.


När personal börjar och slutar så händer det mycket – det är en mängd data som samlas in på olika sätt till olika system, datorer och nyckelkort som beställs och lämnas ut eller återlämnas och alla andra åtgärder. På detta område finns det projekt på kommuner för att via Dynamics 365 bygga processer som koordinerar och meddelar sig med alla inblandade aktörer för att göra on-boardingen effektiv och så automatiserad som möjligt.


Dynamics 365’s Field Service – Fältserviceapp är en utmärkt plattform för alla som i tjänsten åker ut för att ge service av något slag till kommuninnevånare eller anläggningar. Det kan vara fastighetsskötare, vårdpersonal, inspektörer, parkpersonal, hemtjänst, tillståndsgivare och många andra roller. Den stora förtjänsten är att alla får tillgång till de uppgifter de beöver mobilt, och att det finns andra appar i D365 som också stöder processerna – Kundtjänstdelen om det handlar om felanmälan, e-tjänster och ekonomidelarna om ens arbete ska faktureras m m.

AppSource finns ett exempel på en Citizens Serviceapp



Dynamics 365 och juridiken

Det finns inga skäl för mig att skriva något själv om juridiken kring molntjänster, persondata och allt annat runt som berör detta område. Det finns väl dokumenterat av andra, och länkarna nedan pekar på de viktigaste aktörerna och dokumenten man behöver ta till sig när man brukar molntjänster eller planerar för det.

Mitt intryck av marknaden är att det finns en oro för att man eventuellt kan bryta mot nuvarande och framtida lagstiftning om man lägger upp sitt data i molnet, men jag anser att det som krävs är att man i vanlig ordning inkluderar frågorna i sina projektplaner och sedan ser till att lösa frågorna en efter en.

Det handlar egentligen bara om att ha koll på sina data och har ett eget regelverk för hur de hanteras. Infrastrukturen skyddas av Microsofts avtal, certifieringar och lagstiftning.

Update 2017-02-18:

Webinarium med Microsofts chefsjurist – ‘De legala delarna av molnet’


Datainspektionen om molntjänster

Pensionsmyndighetens molnutredning

Checklista för den nya EU-lagstiftningen

Microsoft Trust Center

Ale kommun och Datainspektionen

Pågående fall om data som begärts ut av USA från Microsofts servrar på Irland

Bloombergs – Microsoft wins appeal

GDPR – General Data Protection Regulation

Datainspektionen om GDPR

Under GDPR organisations in breach of GDPR can be fined up to 4% of annual global turnover or €20 Million (whichever is greater). This is the maximum fine that can be imposed for the most serious infringements e.g.not having sufficient customer consent to process data or violating the core of Privacy by Design concepts. There is a tiered approach to fines e.g. a company can be fined 2% for not having their records in order (article 28), not notifying the supervising authority and data subject about a breach or not conducting impact assessment. It is important to note that these rules apply to both controllers and processors — meaning ‘clouds’ will not be exempt from GDPR enforcement.’

Dynamics 365 och Flow

Flow är Microsofts nya plattform för att skapa processer och integrera appar och olika applikationer med varandra.


Utvecklingen görs i ett visuellt verktyg med drag och drop – och logiska operatorer.



Och resultatet är appar som automatiserar processer. Apparna går att publicera på – så om man t ex är en kommun som tar fram ett processflöde för t ex en parkeringstillståndsprocess så kan man göra den publik och andra kan använda den.




Det finns en gratisversion att starta med, och sedan kan man köpa upp sig till Flowversioner som har mer funktioner och flera ‘runs’ per månad.



Läs och lär mer på

Glöm inte att testa appen på Android eller iOS.